Configuraciones firma digital

En este artículo, te explicaremos cómo funcionan las configuraciones más utilizadas en el módulo de firma digital.

¿Qué hacen las configuraciones internas de Talana?

Las configuraciones nos permiten modificar o restringir el funcionamiento de herramientas específicas, facilitando que el cliente parametrice sus procesos según sus necesidades.

¿Dónde las puedo encontrar?

Para encontrar las configuraciones aliadas al módulo de firma digital debes dirigirte a la ruta: herramientas avanzadas > configuraciones > firma digital. 

A continuación te mostraremos en detalle las siguientes configuraciones: 

1. Método de envío para solicitud de firma

Esta configuración permite aplicar diferentes métodos de envío para la solicitud de firma. De forma predeterminada, el envío por correo electrónico se encuentra activo. Para agregar otro método de envío, como SMS, simplemente abre la configuración, ingresa “SMS” y guarda los cambios.

Ejemplo:

Agrega un nuevo método de envío.

2. Enviar mensaje de enrolamiento por email

Esta configuración permite que el mensaje de enrolamiento llegue directamente al correo electrónico del colaborador y que se efectúe o no una validación con su número de celular. Por defecto, ambas opciones están configuradas en “no”. Esto quiere decir:

Activo: “no” = el mensaje de enrolamiento no se efectuará al mail. 

Quitar validación celular: “no” = en este caso, el proceso de enrolamiento solicitar el número de celular de forma obligatoria. 

Activo: “si”: el mensaje de enrolamiento se efectuará al mail

Quitar validación celular: “si” = no será necesario ingresar un número de celular en el enrolamiento. (en este caso toma el que está en la ficha del colaborador)

Si necesitas que el enrolamiento realice el flujo antes mencionado, debes cambiar ambos valores a “sí” en minúsculas para activarlos.

Ejemplo: 

3. Método de envío para código de verificación

Esta configuración permite aplicar diferentes métodos de envío para el proceso de enrolamiento. De forma predeterminada, el envío del código de enrolamiento lo hace mediante correo electrónico. Para agregar otro método de envío, como SMS, simplemente abre la configuración, ingresa “SMS” y guarda los cambios.

4. Habilitar firma de liquidaciones

Esta configuración permite habilitar la solicitud de firma de liquidaciones, ya que de forma predeterminada viene desactivada.

Al activar esta configuración se habilitará esta opción dentro de dos procesos: 

1— Individual: En el módulo de remuneraciones, ve a la ficha del colaborador y selecciona la pestaña “Carpeta”. Luego, busca la carpeta “Liquidaciones” donde encontrarás la herramienta de firma al lado del documento de liquidación.

2— Masivo: Dentro del módulo de firma se encuentra el proceso de “solicitudes masivas”. Aquí podrás seleccionar el tipo de documento, donde aparecerá la opción “liquidaciones”.

Dato importante: Ten presente que la activación de esta configuración solo servirá para firmar liquidaciones de sueldo, anticipo o reprocesos procesados en Talana.

5. solicitar firma sin restricciones de acceso 

Esta configuración permite solicitar firma a los administradores que tienen restricciones de acceso, es decir, si el administrador tiene una restricción sobre el rol privado y la contraparte que firmará es parte del rol privado podrá ser seleccionado en el proceso de solicitud de firma, siempre y cuando esta configuración este activa.

Dato importante: Considerar que esta configuración no es nativa de Talana, por ende, si necesitas usarla tendrás que registrarla por única vez en la pestaña "otros". 

¿Cómo puedo agregar esta configuración y dejarla activa?  

Para activar esta configuración primero debes hacer clic en el botón celeste de creación, específicamente en la pestaña “otros”

Luego, debes comenzar a crearla respetando las minúsculas, e ingresar en el cuadro “valor” la opción “sí” o “no”. 

Finalmente, guarda los cambios y el sistema quedará configurado con los parámetros establecidos. 

6. Configuración de firma de vacaciones

Esta configuración te permitirá establecer el flujo de la solicitud de vacaciones. Aquí podrás definir quiénes son las contrapartes, cómo será el proceso y algunas opciones adicionales disponibles en esta configuración.

en el siguiente detalle desglosaremos el funcionamiento:

• Primera contraparte:

📌Si está en null por default se envía a la jefatura directa, en caso contrario se agrega un RUT.

Ejemplo: 

Se envía la solicitud esa persona y no al jefe directo.

• Segunda contraparte:

📌En caso de estar en null la solicitud no se envía a nadie, en caso de agregar un RUT, la solicitud se enviará a ambos RUT ingresados.

Ejemplo: 

• Flujo:

📌En esta opción podrás configurar el flujo de la solicitud de firma, aquí se podrán ingresar las siguientes opciones:

Ejemplo: 

Simultaneo: La solicitud se envía a todas las contrapartes de forma simultánea.

Escalado: La solicitud se envía primero al colaborador, luego a las contrapartes.

Escalado-inverso: La solicitud se envía primero a las contrapartes, luego al colaborador.

Solo-trabajador: La solicitud solo se envía al colaborador.

• Solo trabajador:

📌Si es false, se envía la solicitud a las contrapartes ingresadas en la definición anterior, si es true se envía la solicitud solo al colaborador.

Ejemplo: 

• Cancelar vacaciones al rechazar:

📌Si es false: Al rechazar la solicitud de firma, la solicitud de vacaciones no será cancelada.

📌Si es true: Al rechazar la solicitud de firma, la solicitud de vacaciones será cancelada siempre y cuando no las vacaciones no se hayan efectuado (de acuerdo a las fechas de la solicitud)

Ejemplo: 

• Solicitar firma:

📌Si está en false, se genera la solicitud de vacaciones, pero no la solicitud de firma, en cambio, si está en true, se genera la solicitud de vacaciones en conjunto con la solicitud de firma.

Ejemplo: 

7. Desenrolar empleados al ser finiquitados

Esta configuración permite desenrolar automáticamente a un empleado finiquitado. Para activarla, selecciona “Sí” en la opción correspondiente. Luego, registra la fecha y el motivo de egreso en la ficha del colaborador. Así, el colaborador quedará marcado como finiquitado. Para completar el proceso de desenrolamiento, cierra el mes de proceso. Esto eliminará su enrolamiento desde firma digital.

Ejemplo: 

📌 Ficha del colaborador con fecha y motivo de término. (colaborador queda como no vigente)

📌 Mes de proceso posterior al egreso.

📌 Empleado queda como no vigente en su ficha y desenrolado.

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Proceso completo con configuración activa