Configuraciones asistencia y turnos

En este artículo, te explicaremos cómo funcionan las configuraciones más utilizadas en el módulo de asistencia y turnos.

¿Qué hacen las configuraciones internas de Talana?

Las configuraciones nos permiten ajustar y limitar el funcionamiento de herramientas específicas, facilitando que el cliente personalice sus procesos según sus necesidades.

Es importante tener en cuenta que las configuraciones de asistencia y turnos varían considerablemente según el sector del cliente y su proceso de gestión de turnos y jornadas. Por ello, es fundamental comprender el contexto y la industria de nuestros clientes para recomendar configuraciones adecuadas.

¿Dónde las puedo encontrar?

Para encontrar las configuraciones aliadas al módulo de A&T debes dirigirte a la ruta: herramientas avanzadas > configuraciones > asistencia y turnos. 

A continuación te mostraremos en detalle las siguientes configuraciones: 

1. Configuraciones de turnos 

En esta pestaña, nombraremos las configuraciones recomendadas para que el sistema tenga un funcionamiento correcto, basándonos en los procesos de turnos de nuestros clientes. 

A continuación te desponibilizaremos el detalle de estas: 

• Distancia (horas) máxima para reconocer una marca a un turno 

Esta configuración garantiza que las marcas registradas por el colaborador se asocien correctamente al turno asignado. Si el colaborador marca fuera del rango de su jornada, el sistema no reconocerá la marca, registrándola como una “anomalía”. Para evitar esto, el sistema, de manera predeterminada, viene con un margen de 6 horas para la entrada o salida del colaborador.

Esta configuración de forma especial se encontrará albergada en: herramientas avanzadas > configuraciones> otros. 

Si el cliente no desea tener un rango de horas para sus jornadas, simplemente debe editar la configuración y dejarla sin especificar el número de horas. En caso contrario, puede ajustar el número de horas de la misma manera.

En el siguiente ejemplo te mostraremos como quedan las marcas al tener esta configuración sin indicación de horas o con un rango muy acotado de horas. 

Ejemplo:

Jornada Colaborador

Entrada 09:30 am               Marca entrada real  05:00 am

Salida 18:00 pm                  Marca entrada real  22:00 pm

Visualización de marcas en el sistema

Inexistente

Anomalía

🤔La primera línea en estado “inexistente” quiere decir que si bien el colaborador tiene un turno asignado, dentro de este turno no hay marcas registradas. 

🤔 La segunda línea en estado “anomalía” contiene las marcas reales que se encuentran fuera del rango de la jornada. 

En consecuencia, el sistema muestra una doble jornada de horarios, lo cual genera confusión al administrador. 

Visualización de marcas con configuración nativa (6 horas de rango)

En este caso, las marcas quedan asociadas al turno asignado, con el estado “válida” realizando el proceso de cálculo de forma correcta. 

En el siguiente link, tendrás distintos ejemplos para esta configuración.  

• ▶ Hora en la cual activar el día anterior para las correcciones de marcas 

Esta configuración permite establecer la hora para generar los resúmenes correspondientes a las marcas del día anterior, como también las correcciones. De forma predeterminada, el sistema establece el horario 08:00 AM.

Esta configuración de forma especial se encontrará albergada en: herramientas avanzadas > configuraciones> otros. 

Si se requiere realizar un cambio de horario en esta configuración, simplemente haz clic en editar y cambia al horario deseado. 

• ▶ Asignación de marcas (por_defecto, diario, distancia_turnos)

Esta configuración determina si el rango de la marca se aplicará por defecto, por día o por turno; en este caso, siempre debe estar configurado por turno.

• ▶ Calcular jornadas al terminar turno (Recomendación para turnos nocturnos)

Esta configuración permite calcular el fin de las jornadas laborales considerando la hora de salida más un margen de tolerancia o distancia. De no cumplirse estos criterios, las jornadas se calcularán a las 7:00 a.m. del día siguiente.

Esta configuración nos servirá para que el sistema realice el cálculo completo de la jornada que se reflejara en nuestro dashboard y reporteria. 

Es importante tener en cuenta que en este ejercicio se combinan datos de dos configuraciones: la primera es el cálculo de la jornada al término y la distancia en horas máxima para reconocer una marca en un turno, y finalmente a estas configuraciones se le agrega una hora adicional. 

Para ilustrar esto de manera más clara, a continuación, se presenta un ejemplo de cómo se calculará la jornada al término de su turno.

Ejemplo: 

Como se puede visualizar en el ejercicio, la generación de su jornada se generara a las 21:00 horas del mismo día, recuerda que esto irá variando según el término de turno del colaborador. 

2. Configuraciones corrección de jornadas

En esta pestaña, nombraremos las configuraciones recomendadas para que el sistema tenga un funcionamiento correcto, basándonos en los procesos de corrección de jornadas.

A continuación te disponibilizaremos el detalle de estas: 

• ▶ Activar interfaz asistencia V2

Esta configuración activa la nueva interfaz de corrección de jornadas. Para habilitarla, la configuración debe estar en “sí”; de lo contrario, no se mostrará el apartado de corrección de jornadas.

Ejemplo: 

                                    Configuración = “no”                                               Configuración = “si”

                               

• ▶ autocompletar marcas

Esta configuración autocompleta las marcas del colaborador, en caso de que no las haya realizado, esta acción se ejecuta basándose en las horas del turno asignado.

Para que el sistema autocomplete las marcas se deben cumplir ciertas condiciones: 

• Solo se va a ejecutar en las empresas que tienen activada la configuración “Autocompletar marcas”
• La jornada debe ser creada por sistema
• La jornada debe quedar como inválida (esto pasa cuando le faltan marcas y tiene al menos 1)
• Las jornadas editadas y dejadas como inválida no se autocompletaran
• El colaborador debe tener un contrato vigente. 

Las marcas se autocompletarán antes que pasen 48 horas, siempre y cuando se cumplan las condiciones antes descritas. 

Ejemplo: 

Turno colaborador

Entrada 9:30           colaborador se le olvida marcar la entrada

Salida 15:30            Marca realizada por colaborador

¿Cómo se reflejan las marcas autocorregidas en el sistema?

1— podemos ir a buscar las marcas corregidas dentro de las jornadas para luego investigar cuál fue su tipo de corrección. 

2— Al abrir la marca corregida podremos ver, si se trata de una corrección por sistema o una corrección manual, en este caso como se puede verificar, la marca fue editada por sistema. Lo que significa que la marca paso de estar sin marcaje a autocompletada por el sistema.

3— Si queremos investigar un poco más sobre el autocompletado, podemos hacer clic en diagnóstico, el cual nos dará el detalle de la jornada. 

• ▶ Enviar reporte de modificaciones diarias

Esta configuración tiene como objetivo activar un reporte llamado “reporte de jornadas”, el cual se envía una vez haya modificaciones de jornadas dentro del mismo día de envío, para activarlo, dirígete a la ruta sugerida de configuraciones y debes dejar la configuración en “sí“. 

Si requieres saber más de esta configuración, revisa el artículo reporte de jornadas.

• ▶ activar alerta de personas que no han llegado a trabajar aún  

Con esta configuración activa llegará un correo a la jefatura directa del colaborador avisando de que la marca de entrada no fue realizada. Esta jefatura corresponde al campo que el trabajador tiene en su ficha.

El correo hacia la jefatura se visualizará de esta forma: 

• ▶ activar flujo de aprobación de correcciones de asistencia 

Esta configuración activa el flujo de aprobación de cada corrección de jornada, en la cual el colaborador tiene 48 horas para aceptar o rechazar los cambios. Transcurrido el tiempo se autoaprueban las correcciones. Solo aplica en corrección de jornada (no corrección de marcas), es decir, se debe tener activas la interfaz asistencia V2.

Esta configuración la podras encontrar de forma especial en la ruta: herramientas avanzadas > configuraciones > Portal empleado. 

A continuacion se presentara un ejemplo del flujo de correccion de jornada con la configuracion activa. 

Ejemplo: 

Jornada Colaborador

Entrada 09:30 am               Marca entrada real  09:30 am

Salida 18:00 pm                 Marca salida errónea  17:02 pm

La colaboradora por error marco la salida de forma anticipada, pero su salida real fue a las 18:00 hrs, por lo que el administrador tendrá que corregir la jornada. 

Cuando el administrador realiza la corrección de la jornada, la marca queda como “edición en espera”

Al activar este flujo, llega una notificación al colaborador para aceptar la corrección de la jornada.

 

3. Configuración horas extras y atrasos

En esta pestaña, nombraremos las configuraciones aliadas a la carga y pago de horas extras, conceptos que se pagan en el modulo de remuneraciones. Para poder configurarlas debemos tener presente algunos criterios a considerar: 

• Consultar al cliente como realiza el pago de las horas extra.
• La configuración de los ítems de HHEE debemos realizarla nosotros (consultoes) para poder realizar traspaso desde el módulo de Asistencia al módulo de Remuneraciones.
• La formulación de los ítems debe ser solicitado al area tecnica o back
• Tenemos 2 formas de pago estándar (Pago 1 y pago 3), en caso que el cliente solicite algo adicional debe ser una forma de pago adicional.

A continuación te disponibilizaremos el detalle de estas: 

• ▶ Clase de horas extras a usar  

Esta configuracion hace referencia al módulo que se utiliza para el cálculo de horas extras implementado al momento de realizar los traspasos a remuneraciones.

En ese sentido tendras dos paramtros a ingresar en dicha configuracion para que el  sistema cosidere la parametizacion de horas extras a usar segun el metodo ingresado. 

Forma de pago 1

De esta foma realiza el pago de las horas extra 

✔ Horas extra de lunes a sábado al 50%

💸 Item de pago en remuneraciones:  horasExtraTrabajadas

✔ Horas extra domingos y festivos al 100%

💸 Item de pago en remuneraciones: horasExtraTrabajadasDomingos

Forma de pago 3

De esta foma realiza el pago de las horas extra 

✔ Horas extra todas al 50%

💸 Item de pago en remuneraciones:  horasExtraTrabajadas

 

¿Como debo incluir este método dentro de la configuración? 

Simplemente, busca la configuracion y cambiar el metodo de pago requerido. 

• ▶ horas extras a usar 

En esta configuración puedes definir el parámetro o nombre de los parámetros en el que las horas calculadas como horas extras (50%) u horas extras  (100% u otro %)  deben aparecer dentro del módulo de remuneraciones.

Para cada clase de horas extras a usar, tendras que utilizar los siguientes parametros: 

Clase de hora extra a usar: forma de pago 1

Busca la configuracion horas extras a usar e ingresa este parametro 

{ "50": "horasExtraTrabajadas",

"100": "horasExtraTrabajadasDomingos" }

Clase de hora extra a usar: forma de pago 3

Busca la configuracion horas extras a usar e ingresa este parametro 

{ "50": "horasExtraTrabajadas"}

• ▶ atraso a usar 

En esta configuracion podras definir el parámetro o nombre del mismo en el que las horas calculadas como atraso deben aparecer dentro del módulo de remuneraciones. En el caso que no se descuenten atrasos se genera el traspaso como tal, pero se formula para que no genere descuento.

Para poder configurarlo debemos tener presente algunos criterios a considerar: 

• En el caso de los atrasos el ítem debe ser creado y formulado, este no esta creado previamente en la base porque depende de la información de remuneraciones.
• El cliente debe decidir si es un haber negativo o es un descuento, y las consideraciones de cuentas contables etc.
• Por esta razón debe ser el área experta quien lo configure y formule, a nosotros nos deben decir cuál es el nombre del item a utilizar.

¿Como debo incluir en la configuración para que el parámetro quede correcto? 

El valor que debe quedar en la configuración es:

{"delay":"nombreItemAtraso"}

donde dice nombre item atraso, debes ingresar el nombre del item a utilizar por el cliente. 

4. Configuración retorno en base al turno

Esta configuración te permitirá calcular el retorno de vacaciones, días administrativos, permisos y licencias, basándose en los días acordados del turno. 

Para activarla, solo debes ingresar "Si" en el valor de la configuración. 

Ten presente que la fecha de retorno está sujeta a la jornada laboral acordada con tu colaborador. En consecuencia: 

En las jornadas con contrato de trabajo pactado en días hábiles, su retorno se generará en días hábiles siguientes al término de vacaciones.

En las jornadas de “lunes a sábado”, o “martes a sábado”, solicita las vacaciones inicialmente para los días hábiles y luego, para solicitar el sábado como vacaciones, se debe realizar una solicitud independiente por dicho día.

En situaciones en las que el contrato de trabajo sea de tipo part-time y su jornada abarque días inhábiles, el cálculo se imputará exclusivamente en días hábiles. Esto se ajusta a lo establecido en el código laboral, que especifica que las vacaciones deben ser consideradas exclusivamente dentro de los días hábiles. (Art. 67,69 y 70 del Código del Trabajo.) 

Esta configuración será muy útil para los turnos, ya que no es necesario especificar una jornada en la ficha. El sistema se ajustará según el turno indicado en el módulo de asistencia.

A continuacion, te presentaremos un a serie de ejemplos de solicitudes de vacaciones, en donde indicaremos como imputa el sistema la peticion de dias en base al turno. 

Ejemplo: 

Turno colaborador: El colaborador trabaja sabado y domingo   

En este caso si el colaborador, requiere solicitar el fin de semana completo para vacaciones. 

Al ingresar la solicitud por lo días sábado y domingo, el sistema de forma nativa corre los días a los días hábiles, esto quiere decir que en vez de tomar sábado 15 y domingo 16, toma el lunes 17 y martes 18, entregando el retorno el sábado 22. Como se menciona legalmente en la normativa, los días inhábiles no se consideran como parte del cálculo, por lo que el sistema para poder procesar la solicitud realiza la acción de correr los días inhábiles a los hábiles, y así rebajar el saldo de su totalidad de vacaciones. 

Otra alternativa es que el trabajador solicite el día sábado por separado, ya que el sistema solo procesa el sábado de forma independiente, contabilizándolo correctamente. (El día domingo jamás se contemplará como días de vacaciones), por lo tanto, si se requiere solicitar fin de semana completo, tendrás que hacerlo de la forma antes mencionada, solo para que la cantidad de vacaciones solicitadas se rebaje del saldo del colaborador, aun así estos días se imputaran en los días no reales solicitados. 

Ejemplo: 

Turno colaborador: El colaborador trabaja de martes a sábado. 

En este caso si el colaborador, requiere solicitar los 5 días de la semana retornando su día laboral (martes)

Al ingresar la solicitud desde el martes al sábado, el sistema de forma predeterminada considera los días hábiles de forma correcta, pero corre los días inhábiles (en este caso el sábado) y lo posiciona en el día hábil siguiente (en este caso lo considera en el lunes) entregando el retorno el martes 11. Como se menciona legalmente en la normativa, los días inhábiles no se consideran como parte del cálculo, por lo que el sistema para poder procesar la solicitud realiza la acción de correr los días inhábiles posicionándolo en los hábiles, y así rebajar el saldo de su totalidad de vacaciones. 

En ese caso, se recomienda ingresar la solicitud por separado. Es decir, primero se solicitan los días hábiles trabajados, de martes a viernes, y luego el sábado por separado. De esta forma, las solicitudes se registrarán correctamente en las fechas correspondientes y su retorno se imputará de manera adecuada.

5. Configuraciónes de compensación 

La ley 21.561 que modifica el Código del Trabajo incluye la posibilidad de que el empleador y colaborador acuerden que todo o parte de las horas extraordinarias trabajadas sean compensadas por días adicionales de feriado.

Para realizar esta acción, tendrás que activar dos configuraciones que permitirán realizar el flujo de compensación de horas extras.

Antes de activar dicha configuraciónes debemos tener presente algunos criterios a considerar: 

• La Compensación se hace semanalmente y con las horas calculadas.
• Es importante aclararle al cliente que siempre depende del área legal de su empresa, si les recomienda o no por su rubro realizar las compensaciones.
• Y aclararle que las HHEE siempre tienen un valor superior al valor de una hora ordinaria, por lo tanto, deben asegurarse de que los colaboradores acepten compensar estas horas.
• Lo que va a pasar es que al final de la semana el sistema va a tomar el total de hhee y atrasos, y compensará de acuerdo con las horas trabajadas, dejando el valor de la cantidad mayor.

A continuación, te disponibilizaremos el detalle de estas: 

• ▶ Compensar horas extras y atrasos  

Esta configuración permite compensar las horas extras con los atrasos en base a lo calculado y de acuerdo con el turno asignado, esta compensación es igual a las horas extras u atraso que se calcula por día. El objetivo de esta configuración es transformar las horas extras que se acuerden con el colaborador por días adicionales de vacaciones.

Para activarla, solo debes ingresar "Si" en el valor de la configuración. 

• ▶ Compensar horas extras y atrasos. Tipo por turno o jornada pactada

Esta configuración sirve para realizar el flujo de compensación de horas extras con atrasos de acuerdo con el turno asignado o la jornada pactada. En la actualidad solo funciona correctamente con la configuración de por_turnos.

Por lo que la configuración debe quedar siempre con este parámetro: 

6. Fechas en las cuales traspasar a remuneraciones

Esta configuración permite definir el rango que normalmente se genera el traspaso a remuneraciones. Esta configuración no es restrictiva en el sentido de que solo en ese rango de fechas se puede traspasar información entre los módulos.

Esta configuración la podrás encontrar de forma especial en la ruta: herramientas avanzadas > configuraciones > Otros. 

Acá tendrás que ingresar los días de traspaso en los cuales el cliente genera este proceso. Para ingresarlo dirígete a la configuración, edítala e ingresa el número del día en donde comienza el periodo y el día que termina. 

Ejemplo: Cliente nos contacta y nos indica que su traspaso se pacta entre el día 1 y 31 del mes, por lo que necesita configurar de esa forma sus remuneraciones. 

En el ejemplo, ingresamos el día 1 como inicio del traspaso y el día 0 para indicar que finaliza el día 31 del mes (el valor 0 se utiliza solo para representar el día 31). En los demás casos, se utilizará el número correspondiente al último día del mes.