Guia: ¿Cómo crear un proceso de selección en Talana?

Te presentamos una guía completa para crear y gestionar un proceso de selección en Talana, desde la identificación de la necesidad hasta el cierre formal del proceso. 

Paso a paso, te mostraremos cómo levantar una solicitud, crear un descriptor de cargo, gestionar presupuestos, publicar ofertas, evaluar postulantes y dar la bienvenida al nuevo colaborador, utilizando los distintos módulos de la plataforma para facilitar cada etapa.

Paso 1: identificación de la necesidad

Es fundamental tener claridad sobre la razón por la cual se requiere cubrir una vacante: si se trata de un reemplazo o una nueva posición, si el cargo será temporal o permanente, y cuál es el objetivo principal del rol. 

En esta etapa, corresponde levantar la solicitud de contratación a través del área responsable. Para ello, podemos apoyarnos en el módulo Centro de Requerimientos. 

Nota

El módulo de centro de requerimientos (CDR) no tiene una integración con el módulo de Reclutamiento y Selección, esto se debe realizar por separado.

Conoce como crear formularios de requerimientos y descarga una plantilla con sugerencias para la construcción de tu formulario.

Paso 2: creación o solicitud del descriptor de cargo

En el siguiente paso debes elaborar una descripción detallada del cargo a cubrir. Esta debe incluir: 

• Nombre del cargo.
• Objetivo del cargo.
• Funciones principales.
• Requisitos académicos y técnicos.
• Competencias conductuales.
• Tipo de jornada.
• Modalidad de trabajo. 

Este documento debe ser validado y firmado por la jefatura que levantó la solicitud, y puede ser formalizado mediante el módulo de Firma Digital. Esto lo puedes realizar mediante una plantilla de documento desde el módulo Gestión de Personas, emitirlo en la ficha de la jefatura que corresponde y luego solicitar firmas.

Paso 3: aprobación del presupuesto

La jefatura solicitante es responsable de validar la necesidad del cargo y verificar la disponibilidad presupuestaria. Dado que la solicitud fue realizada a través del módulo de Centro de Requerimientos, dicha jefatura debe emitir su aprobación formal y asumir su rol dentro del flujo de autorización.

Paso 4: solicitud de personal

En esta fase, el área de Recursos Humanos debe iniciar el proceso de búsqueda del cargo solicitado, basándose en la información registrada en el descriptor de cargo levantado en el paso 2. La solicitud será recibida por la persona encargada de reclutamiento, quien gestionará el proceso de búsqueda.

Paso 5: recepción de la solicitud

Una vez recibida la solicitud, se puede proceder a la publicación del cargo a través del módulo de Reclutamiento y Selección. Aquí se debe crear el proceso, definir la fecha estimada de contratación, establecer las etapas del proceso de selección, y determinar las evaluaciones requeridas. 

Es clave dejar comentarios en el requerimiento del módulo de Centro de Requerimientos, ya que el reclutador también debe dar seguimiento al flujo de contratación.

Paso 6: publicación de la oferta

Desde el módulo de Reclutamiento y Selección, es posible conectar con diferentes portales de reclutamiento, como LinkedIn. Antes de publicar, se debe crear la ficha de oferta, completando información como funciones del cargo, experiencia requerida, entre otros. 

Una vez listo, se podrá publicar en el portal de la empresa o en el portal externo previamente conectado.

Paso 7: difusión interna en Talana

También se puede comunicar internamente sobre la vacante. Se recomienda anunciarla mediante el módulo de Comunicaciones, incluyendo información sobre condiciones del cargo, funciones y pasos para postular. 

Esto permite incentivar la participación de trabajadores internos que estén interesados. Es importante mencionar, que este módulo tampoco tiene integración con Reclutamiento y selección, deben ser procesos individuales.

Paso 8: proceso de selección

Con el proceso ya habilitado, se inicia la revisión de curriculums (CV). Se realiza una preselección de los candidatos que cumplen con los criterios establecidos, y se los invita a entrevistas preliminares (vía telefónica u online). 

Posteriormente, se coordinarán entrevistas presenciales con jefaturas o psicólogos, y se aplicarían herramientas de evaluación disponibles en Talana. También se podrán ir descartando candidatos que no cumplan con los requisitos mínimos del cargo.

Paso 9: evaluación de candidatos

Durante la selección, Talana ofrece distintas herramientas de evaluación:

• Evaluaciones Psicométricas: complemento a entrevistas por competencias.
• Cuestionarios: evaluación de conocimientos técnicos.
• Videoentrevistas: complemento a entrevistas técnicas.
• Evaluaciones gamificadas: filtro adicional para medir habilidades específicas, según el perfil.
   

Paso 10: cierre del proceso de búsqueda

Gracias a la integración entre el módulo de Reclutamiento y Selección y el módulo de Gestión de Personas, podrás traspasar los datos de los candidatos seleccionados, creando una ficha de trabajador con los datos básicos. 

Posteriormente, en el módulo de Gestión de Personas podrás completar los datos de la ficha del trabajador y activarla en la base del mes correspondiente a su ingreso. 

En caso de que otras personas administren el módulo Gestión de Personas, se debe notificar para continuar con el proceso de ingreso. Desde este módulo, se podrá emitir el contrato de trabajo y realizar otras gestiones administrativas.

Adicionalmente, se debe enviar la carta oferta al candidato, detallando condiciones como jornada, remuneración y otros aspectos contractuales relevantes.

Paso 11: onboarding

El proceso de bienvenida es clave para una correcta integración. Recursos Humanos debe preparar con anticipación el ingreso del nuevo trabajador: tener su contrato listo, coordinar con el líder directo la entrega de herramientas (notebook, escritorio, etc.), y contar con un kit de bienvenida (agenda, uniforme, entre otros).

 Asimismo, es importante organizar las presentaciones formales con el equipo, áreas relacionadas y actores clave.

Ahora bien, desde nuestro módulo de Capacitaciones podrías complementar su proceso de Onboarding con cursos o programas, en donde puedas capacitar a este nuevo ingreso sobre la historia de la organización, visión - misión, líderes de la organización, entre otras. 

Paso 12: comunicación de ingreso

Para formalizar el ingreso del nuevo trabajador se puede utilizar el módulo de Comunicaciones a través de una publicación, donde puedes incluir su nombre, fotografía, cargo, área, sucursal y jefatura directa. 

Esta comunicación también puede complementarse con un correo institucional a toda la organización.

Paso 13: cierre formal del proceso

Finalmente, es fundamental comunicar el cierre del proceso a los candidatos no seleccionados, agradeciendo su tiempo y participación. Esto fortalece la imagen de la organización y deja la puerta abierta para futuras oportunidades, considerando que sus perfiles ya forman parte de la base de datos institucional.